Was ist codo?
Mentoring- und Patenschaftsbeziehungen stellen eine besonders wertvolle Erfahrung für alle Beteiligten dar. Jede Begegnung erfordert eine umfassende Organisation und Dokumentation von Aufgaben und Prozessen, um ein reibungsloses und erfolgreiches Projektmanagement sicherzustellen.
Genau hier setzt codo an: Projektkoordinator:innen können mit dem Tool Kontakte einfach verwalten und alle Infos rund um die Patenschaften und Mentoringbeziehungen dokumentieren. codo unterstützt beim Matching, erleichtert die Auswertung von Erfolgen und Kennzahlen und erinnert an wichtige Termine, To-dos und Meilensteine.
codo kann eine Menge
Wir möchten dir erklären, was codo alles kann und bei welchen Aufgaben das Tool dich in einem Projektalltag unterstützen kann.
Alle Kontakte & Daten an einem Ort
Excel-Tabellen oder Papierdokumente haben ausgedient. Mit codo hast du sämtliche Informationen über deine Mentor:innen und Mentees übersichtlich an einem zentralen Ort.
Du kannst codo an deine spezifischen Anforderungen deines Projekts anpassen, unabhängig davon, ob du 1:1 Mentoring, Tridems oder auch Gruppenmentoring vermittelst.
Nahtlose Dokumentation & klare Aufgabenorganisation
Mit der Dokumentationsfunktion von codo behältst du stets den Überblick im herausfordernden Projektalltag.
Halte den Status von Mentoringbeziehungen fest, lege Gesprächsnotizen an, pflege das interne Qualitätsmanagement und habe Aufgaben für dich und dein Team im Blick.
Der Start einer wertvollen Mentoringbeziehung: Das Matching
Das perfekte Match: codo unterstützt dich bei der Zuordnung von Mentor:in und Mentee mühelos. Mit einer Filterfunktion hast du alle Mentor:innen und Mentees, die bereit sind fürs Matching, auf einer Seite.
Eine übersichtliche Karte inklusive Entfernungsberechnung sowie individuelle Matching-Kriterien erleichtern dir ein qualitätsbewusstes Matching.
codo unterstützt die Teamarbeit
Mit codo können die Projektleitung, die Koordinator:innen und auch Ehrenamtliche durch verschiedene Rollenprofile innerhalb des Tools gut zusammenarbeiten. Auf diese Weise bleiben Arbeitsschritte für alle Projektbeteiligten transparent und sparen zeitliche Ressourcen für Übergaben und Projektabstimmungen ein.
In Zukunft möchten wir auch Mentor:innen mit einer Tagebuch-Funktion Zugang zu codo ermöglichen.
Zahlen, Daten, Fakten
Bleib immer informiert. Die umfassende Reporting-Funktion liefert dir alle wichtigen Zahlen und Statistiken zu deinem Projekt. Erfahre beispielsweise schnell, wie viele Mentor:innen aktiv sind, wer bereits in Matchings involviert ist oder wie viele Mentees sich gerade im Vorbereitungsprozess befinden.
Das Reporting mit codo stellt eine zuverlässige Informationsquelle für die quantitative Auswertung deines Projekts dar und lässt sich leicht exportieren.
FAQ
Wer steckt hinter codo?
Die Stiftung Bürgermut und die BürgerStiftung Hamburg haben codo im Rahmen des Bundesprogramms „Menschen stärken Menschen“ vom BMFSFJ gemeinsam mit Patenschafts- und Mentoringorganisationen entwickelt. Beide Stiftungen sind gemeinnützig anerkannt und verfolgen mit codo keine kommerziellen Interessen.
Für wen ist codo geeignet?
codo wurde von der community für die community entwickelt und eignet sich speziell für den Einsatz in kleinen bis mittelgroßen Patenschafts- und Mentoringprojekten. Das Tool ist ein Gemeinschaftsprojekt der Patenschafts- und Mentoringszene und lebt von deiner Beteiligung.
Wie funktioniert die Einrichtung von codo?
Nachdem du dich bei codo registriert hast, bekommst du deine Zugangsdaten per E-Mail zugesandt. Über unseren Setup Wizard wirst du Schritt-für-Schritt durch die Einrichtung geleitet und kannst dir das Tool individuell für dein Patenschaftsprojekt anpassen. Wir stellen dir auch einen Support zur Verfügung.
Was kostet codo?
codo wurde in unserem Auftrag auf der Grundlage von OpenSource Software entwickelt. Durch eine Förderung vom BMFSFJ und Affirmative im Jahr 2024 können wir die Software einschließlich Hosting und technischem Support den am Programm teilnehmenden Patenschaftsorganisationen komplett kostenfrei zur Verfügung stellen. Bewerben kannst du dich hier: Wir planen das Tool auch weiterhin kostenfrei anzubieten und beantragen dafür Förderungen z.B. über das Bundesprogramm „Menschen stärken Menschen“.
Was heißt webbasiert?
Der Zugang zu codo erfolgt über ein internetfähiges Gerät, wie einen PC oder ein Tablet. Über einen Web-Browser greifst du via Internet auf die Daten zu und kannst sie ortsunabhängig bearbeiten. Deine Daten sind passwortgeschützt in einer Cloud gespeichert (Zwei-Faktor-Authentisierung).
Datenschutz – Was muss ich beachten?
Wir stellen euch codo im Rahmen einer sogenannten Auftragsverarbeitung zur Verfügung (Art. 28 DSGVO). Das heißt, deine Organisation ist vollständig für die rechtmäßige Verarbeitung der personenbezogenen Daten verantwortlich und wir verarbeiten diese Daten ausschließlich in eurem Auftrag und nicht zu eigenen Zwecken. Grundlage dafür ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag, den ihr zusammen mit dem Nutzungsvertrag für codo abschließt. Eine Muster-Vorlage zur Ergänzung eurer Datenschutzerklärung können wir dir auf Anfrage gerne zur Verfügung stellen.
Individuelle Beratung für Vereine findest du z.B. bei der Deutschen Stiftung für Engagement und Ehrenamt, Informationen zur Datenschutzumsetzung z.B bei der Stiftung Datenschutz.
Wie sicher sind meine Daten?
Das Tool ist gemäß den Anforderungen des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik entwickelt worden. Durch unsere „Software-as-a-Service“-Lösung sind regelmäßige Sicherheitsupdates und Backups im Service inbegriffen. Das Niveau der Datensicherheit ist bei unserem professionellen Cloudanbieter deutlich höher als sie die meisten kleinen und mittelgroßen Patenschaftsorganisationen selbständig herstellen könnten.
Wenn du dich näher mit dem Thema Datensicherheit und die Nutzung von Cloudanbietern beschäftigen möchtest, schau mal bei der Stiftung Datenschutz vorbei.
Wer hat Zugang zu meinen Daten?
Zugang zu deinen Daten haben nur Personen, denen du einen Nutzer:innen-Account freischaltest. Gib nur den Mitarbeitenden einen Zugang, die diesen auch wirklich benötigen. Es stehen dir in codo verschiedene Typen von Nutzer:innen zur Verfügung, so dass du die Sicht- und Bearbeitungsrechte einstellen kannst. Wir und unsere Servicepartner greifen ausschließlich im Rahmen des Supports auf eure Daten zu. Eine Übermittlung von Daten an Dritte findet nicht statt. Wenn du dein codo-Konto kündigst, werden deine Daten gelöscht – vorher kannst du sie natürlich noch exportieren
Was ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)?
Eine Auftragsverarbeitung liegt vor, wenn ihr die Daten, die ihr im Patenschaftsprojekt erhebt, von einem anderen in eurem Auftrag verarbeiten lasst. Die BürgerStiftung Hamburg ist bei codo euer Auftragsverarbeiter und schließt mit euch darüber einen Vertrag ab. Das ist wichtig, damit die Datenverarbeitung in codo rechtmäßig ist. Ihr seid in diesem Falle der Auftraggeber und die BürgerStiftung Hamburg ist euer Auftragnehmer. Ihr bestimmt allein, welche Daten zu welchem Zweck in codo verarbeitet werden und wann diese wieder gelöscht werden. Wir verarbeiten die Daten ausschließlich in eurem Auftrag und nicht zu eigenen Zwecken. Schaue dir ergänzend auch die Antwort auf die Frage „Wer hat Zugang zu meinen Daten?“ an.
Was kann ich selbst für die Sicherheit meiner Daten tun?
Beherzige die allgemeinen Tipps zu einer sicheren Nutzung des Internets, wie sie das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik empfiehlt: Passe deinen Webbrowser an und halte ihn aktuell; halte dein Betriebssystem und andere Software aktuell; nutze Anwendungen zum Virenschutz und eine Firewall; lege dir sichere Passwörter an u.ä.
Weitere Informationen erhältst du unter: www.bsi.bund.de
Kann ich codo auf meinem eigenen Server betreiben?
Wir bieten codo derzeit als “Software-as-a-Service” an. Deine Daten liegen sicher auf der Plattform unseres Servicepartners. Der Service umfasst regelmäßige Backups und Sicherheitsupdates. Es werden ausschließlich Server in deutschen Rechenzentren verwendet.
Du brauchst für dein Projekt eine Individual-Lösung? Sprich uns gerne an.
Wie kann ich kündigen und den Anbieter wechseln?
Du kannst deinen Nutzungsvertrag jederzeit mit einer Kündigungsfrist von drei Monaten zum Monatsende kündigen. Wichtig ist, dass du deine Daten aus dem Tool sicherst bevor der Vertrag endet. Eine entsprechende Exportfunktion stellt dir das Tool zur Verfügung.
Wo bekomme ich Support?
Du hast noch Fragen? Oder du brauchst Unterstützung bei der Einrichtung von codo? Dann ruf uns an unter 040 87 88 969-62 oder schreib uns unter hallo@codo-mentoring.org.